Deshalb steigt der Euro vor der Datenwelle

Gründe für ein Dokumenten-Management

11. Juni 2020 – Verklagt werden können Inhaber von Unternehmen, Vorstände und Geschäftsführer heute von A wie Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bis Z wie Zollbestimmungen. Und jährlich legt der Gesetzgeber überarbeitete Verordnungen vor oder verabschiedet neue. Dies alles zu beachten, ist fast unmöglich. Gerade im Mittelstand können Firmeninhaber zur Verantwortung gezogen werden, wenn sie nicht eine lückenlose Dokumentation nachweisen können. Besonders kritisch wird es, wenn das Management bei Schadensfällen persönlich haftet. Eine veraltete Dokumentation oder auch falsche Inhalte in der Dokumentation sind also mit einem großen Risiko behaftet und es kann dann unter Umständen teuer werden.

„Ebenso wichtig ist es, hinsichtlich Vorschriften und Gesetzen auf dem neuesten Stand zu sein. Nur wer Sachverhalte juristisch einwandfrei dokumentieren kann, hat vor Gericht Chancen“, weiß Johannes Woithon, Geschäftsführer der orgavision GmbH.

Johannes Woithon ist seit vielen Jahren als Unternehmensberater vor allem auch in der Sozialwirtschaft tätig. Bei seiner Beratungstätigkeit stößt er immer wieder auf schlechte oder unzureichende Organisationsdokumentationen. Am Häufigsten findet er Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen oder Regelungen, die in mehreren Versionen vorhanden sind. Meist liegt das an den althergebrachten Ordnerstrukturen auf dem Laufwerk, die Nutzer dazu verleiten, unübersichtlich mit Dokumenten umzugehen.

Mit einer Software-Lösung wie orgavision verhindert man zum Beispiel das Abspeichern von Beta-Versionen und fördert eine optimale Dokumentenlenkung. Es entsteht eine klare Ablage, inklusive Änderungshistorie wie sie etwa bei Wikipedia zu finden ist. Diese erhöht deutlich die Transparenz für alle Anwender im System. „Je strukturierter ein Dokumenten-Management, desto geringer das Haftungsrisiko“, so Woithon.

Strukturierte Ablage

Es ist dabei auch wichtig, die Informationsflut einzudämmen. Viele orgavision Kunden haben in der Vergangenheit eine große Daten-Welle produziert, indem sie zum Beispiel Updates zu Dokumenten an alle Mitarbeiter per E-Mail geschickt haben. Riesige Verteiler mit sich ändernden Kontakten produzierten Dutzende E-Mail-Rückläufer. Dazu kamen unzählige Nachrichten mit den Bestätigungen der Kolleginnen und Kollegen, dass sie das Dokument gelesen haben. Nicht zu vergessen eine Excel Tabelle oder andere Listen, die angelegt wurden, um nachzuverfolgen, von wem die Lesebestätigung noch fehlt.

Mit einem durchdachten softwaregestützten Dokumentenmanagement ist so etwas Geschichte. orgavision übernimmt diese Prozesse automatisch: Mit wenigen Klicks ist die Datei am Ablage-Platz. Das Programm sendet eine elektronische Nachricht an alle Mitarbeitenden, die darüber informiert werden müssen und lenkt sie per Link gleich an die richtige Stelle. Jeder, der den Link öffnet, bestätigt beim Schließen, dass er die Aktualisierung zur Kenntnis genommen hat. Somit wird die interne Informationsflut vermindert.

QM-System nach ISO-Norm

Zusätzlich unterstützt wird das Thema Dokumentenlenkung zudem durch die ISO-Norm 9001:2015. In Deutschland sind mehr als 50.000 Firmen nach der Qualitätsnorm zertifiziert, weltweit sind es mehr als drei Millionen. Die Norm fordert eine dokumentierte und nachvollziehbare Mitsprache bei der Dokumentenlenkung.

In der QM-Software kann jedes Dokument mit einem Datum hinterlegt werden, zu dem die Software eine Prüfungserinnerung sendet. Das sind etwa Formulare, die das Einhalten von Gesetzen des Arbeitsschutzes nachweisen, ablaufende IT-Zertifikate oder Schutzbestimmungen, die gesetzlichen Änderungen unterliegen und daher regelmäßig auf den neuesten Stand gebracht werden müssen.

Und weil die eingebaute Historie über jede Anpassung Auskunft gibt, ist lückenlos nachvollziehbar, wer wann was geändert hat. Dies ist besonders wichtig für das Unternehmensmanagement, um eine geschlossene Dokumentationskette nachzuweisen – sei es vielleicht vor einem Arbeitsgericht oder einer Umweltbehörde.

Splunk Studie zum Datenzeitalter: Dark Data als Hindernis für Zukunftstechnologien

München, Starnberg, 11. Sept. 2020 - Wie sind deutsche Unternehmen auf die Datenwelle vorbereitet? Das exponentielle Datenwachstum birgt diverse Herausforderungen...

Zum Hintergrund: Splunk Inc. - Anbieter der Data-to-Everything-Plattform - hat die Auswertungsergebnisse seiner aktuellen Befragung zur Datennutzung bekanntgegeben. Dazu untersuchte TRUE Global Intelligence im Auftrag von Splunk, wie gut Unternehmen auf das Datenzeitalter vorbereitet sind. Dazu wurden global 2.259 Führungskräfte aus Business und IT befragt, aus den Märkten Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Niederlande, sowie USA, China und Australien. Laut Untersuchung befürchten danach 57 % der Befragten, die Datenmenge werde so schnell anwachsen, dass ihr Unternehmen nicht Schritt halten kann. (1)

Zwei Drittel (67 %) erwarten, dass sich allein die Datenmenge bis 2025 nahezu verfünffachen wird. Führungskräfte erkennen die große Chance dieses explosiven Datenwachstums und halten Daten für äußerst oder sogar sehr wertvoll für den Gesamterfolg (81 %), die Innovationskraft (75 %) und die Cyber-Sicherheit (78 %) ihrer Unternehmen. Dennoch berichten 66 % der Befragten weltweit, dass mindestens die Hälfte ihrer Unternehmensdaten Dark Data seien, also unerschlossene, ungenutzte oder völlig unbekannte Daten. Das ist laut Splunk Inc. ein zehnprozentiger Anstieg im Vergleich zum Vorjahr.

Deutsche Unternehmen sind vorbereitet, sehen Dark Data aber als Hindernis für Zukunftstechnologien

Die Studienergebnisse aus Deutschland zeigen, dass Unternehmen hierzulande im Jahr 2025 mit einem 4,5-fachen Anstieg der Datenmenge im Vergleich zu heute rechnen. Über die Hälfte der 250 Befragten (44 % Mittelstand, 56 % Großunternehmen) gibt an, dass das Datenvolumen bereits jetzt so schnell ansteigt, dass ihr Unternehmen nicht mehr mit der Entwicklung Schritt halten kann. Die Unternehmen spüren die Datenwelle, bereiten sich jedoch schon aktiv darauf vor oder sind bereits vorbereitet. Weitere Ergebnisse aus Deutschland:

Positive Prognose: 86 % der deutschen Befragten erklären, dass ihre Unternehmen sich bereits gezielt zukunftssicher aufstellen, um für die kommende Datenwelle gewappnet zu sein. Nur 19 % der deutschen Befragten geben an, dass es in ihrem Unternehmen eine große Verunsicherung diesbezüglich gibt. 41 % verspüren hingegen keinerlei oder nur eine geringe Verunsicherung. Es zeigt sich eine generell positive Grundeinstellung: Fast drei Viertel der Unternehmen sind überzeugt davon, dass sie die Flut von Daten erfolgreich meistern werden. Nur die Befragten aus China sind mit 96 % noch positiver eingestellt.

Dark Data als Herausforderung und Chance zugleich: 55 % der deutschen Befragten schätzen, dass es sich bei mindestens 50 % ihrer Unternehmensdaten um Dark Data handelt. Die Mehrheit der Befragten sieht die Gründe dafür in der Technologie oder den technischen Prozessen – beides Gründe, die durch ein optimiertes Datenmanagement und neue Softwarelösungen behoben werden könnten. Darüber hinaus begreifen 71 % der Befragten die Datenwelle auch als Chance, sich proaktiv mit Dark Data in ihrem Unternehmen auseinanderzusetzen. 62 % der deutschen Unternehmen gehen dieses Problem bereits an: Sie versuchen, der Datenwelle einen Schritt voraus zu sein, indem sie Dark Data identifizieren und nutzbar machen.

Hindernisse für wichtige Technologien:

Die sechs wichtigen Zukunftstechnologien KI, 5G, Blockchain, IoT, AR/VR, Edge Computing stoßen in Deutschland hauptsächlich auf strukturelle Hindernisse. Am häufigsten werden folgende genannt:

Mangel an Fachpersonal

Schwierigkeiten beim Identifizieren von Dark Data

Schwierigkeiten bei der Verwaltung und Nutzung von Daten

Mangelndes Technologieverständnis .

Die Studie zeigt somit, dass Dark Data und der Fachkräftemangel in Deutschland nicht nur aktuell als großes Problem wahrgenommen werden, sondern auch eine Hürde für den zukünftigen Durchbruch von wichtigen Technologien darstellen. Eine Optimierung des Big Data Managements könnte in deutschen Unternehmen den Fortschritt von Zukunftstechnologien wie 5G erheblich vorantreiben.

* Unterschiede je nach Branche: Nach Schätzung der befragten Deutschen sind verschiedene Branchen unterschiedlich gut aufgestellt, um von der Datenwelle profitieren zu können, angeführt vom Finanzsektor (57 %), der Fertigungsbranche (45 %) und dem Gesundheitswesen (27 %). Der öffentliche Sektor ist am wenigsten auf den Anstieg des Datenvolumens vorbereitet.

Globale Ergebnisse im Überblick: Die Studie ergab darüber hinaus, dass Länder wie die USA und China, die als Technologieführer gelten, eher optimistisch bezüglich ihrer Fähigkeit sind, die Chancen des Datenzeitalters zu nutzen.

90 % der Befragten aus China erwarten einen Anstieg des Datenwerts und bereiten sich entsprechend vor. 83 % der chinesischen Unternehmen bewerten den Einfluss neuer Technologien optimistisch und bereiten sich auf ein schnelles Datenwachstum vor. Der weltweite Durchschnitt liegt bei nur 47 %.

59 % der Führungskräfte aus den USA vertrauen auf ihre Fähigkeit, sich auf ein schnelles Datenwachstum vorzubereiten und sind daher zumindest einigermaßen zuversichtlich.

In Frankreich geben 59 % der Befragten an, dass in ihrem Unternehmen niemand über die Auswirkungen des Datenzeitalters spricht.

In Japan erklären 67 % der Befragten, dass ihr Unternehmen Mühe habe, mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Das sind mehr als im globalen Durchschnitt (58 %).

Die Führungskräfte aus dem Vereinigten Königreich nutzen neue Technologien noch in geringem Umfang, sind jedoch optimistisch, was deren Einsatz in der Zukunft betrifft. 19 % geben an, dass sie gegenwärtig KI/ML-Technologien nutzen. 58 % erklären, dass sie diese Technologien in naher Zukunft nutzen werden.

Abb. 1: Die wichtigsten neuen Technologien, oder was das Datenzeitalter vorantreibt… (Bildquelle: Splunk )

Branchenvergleich: Einige Branchen sind besser vorbereitet als andere

Die Studie gibt zahlenmäßigen Aufschluss über den Beginn des Datenzeitalters und den branchenübergreifenden Einsatz neuer Technologien:

Branchenübergreifend hat das Internet of Things (IoT) die meisten aktuellen Nutzer (allerdings nur 28 %), 5G hat die wenigsten Nutzer und weist mit 2,6 Jahren die kürzeste Implementierungs-Timeline auf.

Bei fünf der sechs untersuchten Technologien ist die Finanzbranche bezüglich der aktuellen Entwicklung von Use-Cases führend. Der Einzelhandel rangiert bei den meisten Technologien an zweiter Stelle, hinkt jedoch beim Einsatz von KI beachtlich hinterher.

62 % der Unternehmen im Gesundheitswesen erklären, dass mindestens die Hälfte ihrer Daten Dark Data sind. Zudem haben sie Mühe, ihre Daten zu verwalten und zu nutzen.

Der öffentliche Sektor hinkt beim Einsatz neuer Technologien hinterher.

In der Fertigungsbranche prognostizieren mehr Führungskräfte als in jedem anderen Sektor ein Ansteigen des Datenvolumens (78 %). 76 % erwarten, dass der Wert von Daten weiter steigen wird.

Fazit von Doug Merritt, Präsident und CEO von Splunk: „Das Datenzeitalter hat begonnen. Wir können jetzt anhand konkreter Zahlen belegen, dass Daten weltweit und branchenübergreifend in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit rücken. Diese neue Studie zeigt, dass Unternehmen zwar den Wert von Daten verstehen, jedoch mit der Aufgabe überfordert sind, sich auf die vielen Chancen und Risiken einzustellen, die diese neue Realität mit sich bringt“.

(1) Quelle / Informationen: Der vollständige Bericht mit dem Titel „Das Datenzeitalter hat begonnen. Sind Sie bereit?“ kann ab sofort kostenfrei bei Splunk hier heruntergeladen werden.

Querverweise zum Thema:

Deshalb steigt der Euro vor der Datenwelle

Im frühen Handel kostete die Gemeinschaftswährung Euro 1,1160 US-Dollar und damit etwas mehr als am späten Vorabend. Der Dollar tendierte dagegen zu vielen Währungen schwach. Die Europäische Zentralbank (EZB) hatte den Euro-Referenzkurs am Mittwochnachmittag noch auf 1,1106 Dollar festgesetzt.

Am Donnerstag werden in der Eurozone und den USA zahlreiche Konjunkturdaten veröffentlicht. Im Euroraum dürften erste Wachstumszahlen zum dritten Quartal im Blickpunkt stehen. Außerdem werden neue Inflationszahlen veröffentlicht, die für die Geldpolitik der EZB von Belang sind.

In den USA steht unter anderem das von der US-Notenbank Fed bevorzugte Inflationsmaß PCE auf dem Programm. Die Fed hatte am Mittwochabend ihren Leitzins zum dritten Mal in diesem Jahr verringert und zugleich eine Pause von ihrem Senkungskurs signalisiert.

/bgf/jha/

FRANKFURT (dpa-AFX)